ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

O LADO PROFISSIONAL DA MÍDIA DO FUTURO

Organização de eventos com gestão de projetos para que tudo saia excelente

Estou falando aqui do “sofá”.

Mas não estou em casa.

É que me sinto de certa forma “em casa” para falar sobre organização de eventos.

Passei boa parte dos meus últimos anos de trabalho ora dentro do avião, ora no auditório, ora testando o som, ora planejando o que vou falar, ora escolhendo o conteúdo e os efeitos mágicos da próxima palestra.

Depois de quase 10 anos de estrada a gente acaba aprendendo alguma coisa não é?

Mesmo não atuando diretamente na organização de eventos, as circunstâncias acabam por me levar a ser um organizador indireto.

Às vezes até me pedem opinião sobre aspectos que eu jamais imaginaria que daria algum palpite. Enfim…

Meu nome é Daniel Bizon.

Sou palestrante profissional desde 2006 e não poderia ter um tema mais interessante para debater do que este.

Adoro o que faço e como meu trabalho também depende da eficiência dos organizadores dos eventos em que atuo começo dizendo uma coisa muito importante; não é pequeno o número de pessoas que ainda hoje não sabe que um evento, seja ele social ou corporativo tem que ser tratado com um projeto.

Ou seja, precisa ser gerido.

UM EVENTO VISTO COMO UM PROJETO

A profissionalização que tomou conta das áreas de marketing, relações públicas e comunicação, nos últimos anos provocou uma consequente profissionalização da área de eventos e da organização de eventos.

Já foi o tempo em que um evento era nada mais que um simples encontro, uma “comemoraçãozinha”, uma “reunião com o pessoal da empresa” ou mesmo uma grande festa.

Na atualidade, um evento é um projeto e tem que ser tratado como tal.

Estou falando de gestão mesmo. Controle.

Saber cada detalhe do que está fazendo desde a fase pré-evento, passando pela realização do evento e pela fase pós-evento.

Para você entender na prática vou citar alguns exemplos de aspectos importantes para a organização de um evento a começar pelo planejamento.

O QUE GERENCIAR NO PROJETO DE UM EVENTO

Se um evento é um projeto, a primeira coisa que temos que saber é que certamente este evento tem stakeholders.

Nome estranho esse não é?

Para quem não sabe, stakeholders são as partes interessadas do evento.

São todas aquelas pessoas ou empresas, que de alguma forma são interessados no evento, como patrocinador, fornecedor, convidado, organizador ou difusor.

Interessante essa parte, pois é exatamente o que há de mais novo em gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de stakeholders ou partes interessadas é uma variável que foi recentemente adotada como uma variável crucial para a gestão de projetos e, portanto para a organização de eventos.

Aqui estão todas as áreas de um projeto a se considerar para uma organização de eventos profissional:

1 – Gerenciamento de integração: processo necessário para assegurar que todos os elementos do projeto estejam adequadamente coordenados.

 2 – Gerenciamento de Escopo: processo necessário para assegurar que esteja se incluído todo o trabalho necessário, e somente o trabalho requerido para a conclusão bem sucedida do projeto.

 3 – Gerenciamento de Tempo: processo necessário para assegurar a execução do projeto no tempo previsto.

4 – Gerenciamento de Custo: processos que envolvem o planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.

 5 – Gerenciamento da Qualidade: processos que incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização.

6 – Gerenciamento de Recursos Humanos: processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

7 – Gerenciamento de Comunicações: processos que organizam e gerenciam informações e comunicações que os stakeholders (partes interessadas) necessitam.

8 – Gerenciamento de Riscos: processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento dos riscos em um projeto, visando aumentar a probabilidade dos resultados positivos e diminuir a probabilidade das adversidades de um projeto.

9 – Gerenciamento de aquisições: trata-se dos processos de obtenção de bens e serviços importantes visando realizar o projeto, como cotações, informações, melhor contrato e decisão de aquisição.

10 – Gerenciamento de Stakeholders: identificar cada um dos stakeholders, entender suas necessidades e expectativas. O gerente de projetos precisa estar próximo aos stakeholders, conhecer e entender suas peculiaridades, estar atento às suas posições e apto a responder cada situação que possa influenciar negativamente ao projeto.

O FUTURO DA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

 

Por isso eu recomendo que os profissionais que trabalham com organização de eventos procurem estudar metodologias de gestão de projetos, sendo a mais reconhecida delas a metodologia do PMI – Project Management Institute.

O futuro da organização de eventos está nas mentes e nas mãos daqueles que entenderem que Evento é a mídia do futuro, mesmo em tempos de internet, simplesmente porque tem o singular poder de promover o encontro das pessoas e dos negócios.

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